Unbezahlte Rechnung mahnen: Schritt für Schritt
Aktualisiert am 2. Oktober 2026
Die meisten Zahlungsverzögerungen sind keine böse Absicht: Die Rechnung ging verloren, landete beim falschen Empfänger oder wartet auf eine Freigabe. Ein ruhiges, regelmäßiges Nachfassen löst die meisten Fälle. So beugen Sie Verzug vor und so gehen Sie Schritt für Schritt vor, wenn eine Rechnung überfällig ist.
Verzug von Anfang an vermeiden
Viele Verzögerungen lassen sich schon vor dem Versand der Rechnung vermeiden:
- Legen Sie die Zahlungsbedingungen im Angebot fest (Anzahlung, Fälligkeit, Zahlungswege) und wiederholen Sie sie auf der Rechnung.
- Nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum, nicht nur „30 Tage“.
- Senden Sie die Rechnung an die zahlende Stelle (Buchhaltung), mit Bestell- oder Angebotsnummer.
- Machen Sie das Bezahlen einfach: Bankverbindung auf der Rechnung oder ein Zahlungs-QR-Code (GiroCode) für Euro-Überweisungen.
- Bei großen Aufträgen: Anzahlung bei Auftrag und Abschlagsrechnungen.
Die Mahnstufen
Halten Sie jeden Schritt schriftlich fest, per E-Mail statt nur telefonisch:
- Einige Tage vor Fälligkeit: eine kurze, freundliche Erinnerung mit der Rechnung im Anhang.
- Kurz nach Fälligkeit: eine höfliche Zahlungserinnerung mit der Frage, ob die Rechnung angekommen ist und wann gezahlt wird.
- 10 bis 15 Tage Verzug: eine Mahnung mit Betrag, ursprünglicher Fälligkeit und neuer Frist.
- Ab 30 Tagen Verzug: eine letzte Mahnung (per Einschreiben) mit Hinweis auf Verzugszinsen und die nächsten Schritte.
Verzugszinsen und Pauschale
In vielen Ländern fallen zwischen Unternehmen nach Fälligkeit automatisch Verzugszinsen an, teils mit einer festen Pauschale für Beitreibungskosten (40 € in Deutschland). Zinssatz und Regeln hängen vom Land und Ihren Bedingungen ab: Nennen Sie sie auf Ihren Rechnungen.
Berechnen Sie die geschuldeten Zinsen mit dem Verzugszinsrechner und fügen Sie sie Ihrer letzten Mahnung hinzu.
Wenn die Rechnung offen bleibt
Rufen Sie den Kunden an und klären Sie das Problem: Eine Ratenzahlung ist oft besser als ein Rechtsstreit. Bewegt sich nach der letzten Mahnung nichts, folgen je nach Betrag und Land ein Inkassobüro, eine Schlichtung oder ein gerichtliches Mahnverfahren.
In PRAXAO werden überfällige Rechnungen in Ihrem Konto markiert, und eine Zahlungserinnerung lässt sich mit einem Klick samt Rechnung per E-Mail senden. Dieser Leitfaden ist eine allgemeine Information: Prüfen Sie die Regeln in Ihrem Land.
Allgemeine Information, geprüft zum angegebenen Datum. Sie ersetzt nicht die Beratung durch eine Fachperson für Ihren Fall.